同窓会（同期会）の醍醐味は人探し、と以前も書きましたが、最終的にそれらの人々を集めることをやらなければ意味がありません。
自分たちは熱中して、いろいろと準備をしている一方で、冷めた感じのリアクションがあったりと、その温度差に悩まされることもあると思います。
さて、出欠の確認をメールや往復はがきで呼びかける時期になってきました。
結婚式の出欠確認の場合もそうですが、通常は、「ご出席」か「ご欠席」の選択肢しか用意されていません。
このようなとき、主催者側で一番困るのが、いずれの返事も返って来ないことです。
返信する方は、「明らかにどちらかまだわからない」、「できるなら行きたいけど、調整できてから」とか、「返事すらしたくない（嫌悪）」というのも中にはあるかもしれません。
そうこうしている間に返事を忘れたり、という事態も予想されます。
そこで私は、選択肢を以下の3つにして、とりあえずの回答でも良いので返信をくれるように依頼しています。
１）出席
２）欠席
３）未定
ざっと、大掴みの数字ですが、メールアドレスが分かっている人に対して、回答を呼びかけ、期限前に再度督促も行ったところ、
１）出席：40％
２）欠席：20％
３）未定：20％
４）返信せず：20％
の結果が得られました。
出席の比率はさておき、約8割の回答を得ることができました。
しばらく経って、「未定」だった人を対象に再度確認を掛けるにしても、一旦「未定」で回答したことでつながりを保てていますので、その後のフォローもやりやすいです。
そして、「未定」と回答することの抵抗感を少なくするために、Webサイトでは、「出席」の他に「未定」の人の数も公表しています。
（「欠席」については公表していません）
費用の関係からメールアドレスが分かっている人に対しては、メールで出欠確認を行っていますが、住所しかわからない人には、往復はがきを使用しています。
そして、同様の「未定」の選択肢を往復はがきでもやっています。
返信の欄には、「メールアドレス」と「電話番号」を記載する部分を設けていますので、「未定」の回答でも、メールアドレス等が分かれば、それ以降の確認や連絡はメールで可能になります。
出欠のみならず、追加の連絡情報も知ることができ、まさに一石二鳥です。
繰り返しになりますが、未回答、無反応が最も困るものです。
その対策として「未定」の選択肢、いかがでしょうか？
