これは、同窓会や同期会といった規模での話ではありません。
忘年会や新年会、または準備会という形で、自由参加での小規模な会を開催する場合の話です。
それが、10名来るのか、30名来るのかで、場所の手配などもありますから、予めどれくらいの規模感になるのかは知りたいところです。
そこで、対象者のみなさんに、予想出席率を合わせて出欠見込みを回答してもらいます。
例えば、90％、70％、50％、30％、10％、0％です。
この方式のポイントは、大きく2つあります。
1つ目は、欠席や出席の見込みが低い人からも出欠の返事をもらうことです。
普通、参加できない人は出欠の返事自体をしてきません。
これに対し、主催者側では、未回答の状態では、連絡が届いているのか？、などと余計な心配をしなければなりません。
欠席や見込みが低くても、アンケート方式にすると、返事がやりやすいものです。
そしてもう1つは、集まった数字から出席者を予測することです。
例えば、30％の人が10人にいれば、この中から3人は出席するだろう、との予測です。
90％の人が10人にれば、9人です。
敢えて100％は作らず、90％までにしておきます。
それで、各確率ごとに人数を掛けあわせて数字を合計したものが、この方式で求められた出席者の見込数です。
あくまでも数字上のことですので、必ずしも正確とは限りませんが、初期段階で会場を手配する上での人数の把握手段としては、かなり有効だと思います。
「行けたら、行く！」なんて回答をたまに耳にしますが、このような表現は、発している側と受け取っている側で差が生じていることが多々あります。
このようなアナログな手段を、数字に置き換えることで、正確さは増していきます。
但し、この方法で、おおまかな数を掴めたところで、最終的な出欠確認は怠りなきように。
