今回は私が幹事を担当した昨年の同窓会での話をします。
ドタキャンによる欠席が出席予定者の1割出てしまいました。
出欠の読みが甘かった、と言われればそれまでですが、そこで幾つかのことを学びましたので、お伝えします。
まず、ドタキャンをした人の出欠確認は人づてに聞いたものがほとんどでした。
出欠を集約していた私ではなく、別の幹事が「○○くんは、『行く』って言ってた」という言葉をそのまま信じていました。
もちろん、これと同様に人づての確認であっても、ほとんどの人はその通り、出席してくれています。
ただ、人づてである場合、個々に判断の基準に幅があるため、確実性が下がってしまうという例です。
会場にはその人も人数に含めて、料理等を手配していますので、欠席が1割の人数となると、赤字になってしまいます。
誰かが一旦立て替えて、後からその欠席者から回収するやり方もあるでしょうが、私はそれをやりませんでした。
まず、誰が回収するか？
私が回収するとして、「出席するなんて、言ってない」とかわされる可能性があります。
ならば、人づての幹事か？
実際に回収できるかどうか分かりませんが、この人は今後2度と幹事をやってくれないと思います。
そして、それぞれの関係は悪化し、欠席した本人は次からの同窓会に出席しなくなると思います。
会費と引き換えに失うものやエネルギーを考えると、あまりにも不幸な結果です。
そしてこれまでマーケティングの仕事をやってきた私が考えたのは、「見込み客はこれからも増やせるけれど、同窓生はこれから減ることはあっても、増えることはあり得ない」ということです。
何らかの事情で今回来れなくても、次回は来て欲しい、という思いはずっと貫いていこうと思っています。
それで、不足金はどうしたか、と言うと、格好良く自腹を切ることも考えたのですが、事情を参加者に話したところ、その日の同窓会に大変満足していて、快く次々にカンパしてくれて、ことなきを得ました。
欠席者の分を出席者で分担するということについて、納得がいかないという人も確かにいます。
そうときはさっきの、「同窓生は増やせないから大切にしたい」という思いを話しています。
別に説得するつもりはないですが、確固たる考えの上に判断している姿は分かってもらえています。
いずれにせよ、ドタキャンは避けられず、多少は発生してしまいます。
私は前回の学習から、次回からはビュッフェ形式の料理にして、人数は9掛けでオーダーしようと思っています。
どうせみんなは話をすることで精一杯で、ゆっくりと食事なんてしている暇などないですからね。
