年末のこの季節になると、コンビニの雑誌コーナーにも、年賀状印刷のためのムック本が並びますね。
まあ、毎年干支が変わるから、去年のムック本を引っ張り出してくるわけにもいかず、少額でもあるので毎年の様にこれらムック本のいずれかを買ってしまっています。
ムック本には、CDやDVDが付属していて、本で探したお気に入りのデザイン画像をそのディスクから探したりします。
一方、宛名書きソフトの方ですが（宛名書きだけでなく、両面印刷できるのですが）、毎年少しずつバージョンアップしているようです。
けど、私の場合、このムック本に付属の宛名書きソフトをインストールすることはしません。
毎年、機能的にさほど大差はなく、住所辞書の更新が行われている程度です。
それと引き換えに、新たな操作を覚えたり、データの入れ替えたりするのが面倒だからです。
むしろ使い慣れているソフトウェアを使う方が、圧倒的に効率が良いです。
というわけで、前置きが長くなりましたが、宛名書きソフトはできるだけ使い慣れたものをずっと使った方が良いです。
で、同窓会の会員にハガキ等を送る場合の状況です。
宛名書きソフト自体は、パソコン購入時に入っていたソフトか、前述の年賀状作成ムックに付属していたソフトで大丈夫です。
基本的にエクセルまたは、その互換の表計算ソフトで名簿データの編集を行っていると思います。
宛名書きソフトに、このエクセルの名簿データを取り込む場合は、「インポート」という機能を使います。
宛名書きソフトを起動し、（主に、［ファイル］メニューから、）「インポート」を選択します。
エクセルのデータ形式なら、そのまま「インポート」できるかと思いますが、もしもエクセルからのデータを直接「インポート」できない場合は、エクセルでファイルを「CSV形式」で別名保存し、そのCSVファイルを宛名書きソフトで「インポート」してください。
この辺りも操作に慣れたソフトウェアをずっと使っていた方が、効率的です。
以前の書きましたが、宛名書きソフトでは、氏名が苗字と名前とで分かれているケースもありますので、エクセルの段階で、氏名の苗字と名前は分けて入力しておくのが良いです。
（分かれているものをくっ付けるのは、分割するよりもはるかに簡単です）
ここで注意点です。
全員に一括して同じ文面のハガキを送るのであれば問題無いですが、出身学校別に折り返しの幹事名や文面を変えたものに宛名を印刷する場合、宛名書きソフトでデータを取り込んでしまうと、勝手に名前順に並べ替えられてしまい、あらかじめ想定していた、「最初から何枚目まで」という区分けが使えなくなることがあります。
ですから、このような場合はインポートする名簿ファイルを分けて、インポートし、小分けして印刷をしていくのが良いと思います。
エクセルから直接宛名印刷する仕組みもありますが、もはや宛名書きソフトが安価に手に入る状況になりましたので、宛名書きソフトを使用した方が良いでしょう。
