同窓会の会費の決め方に関する考察です。
同窓会は通常の飲み会と違い、それまでの準備やその後のフォローにおいて、相当の出費がつきものです。
実際の会場費や飲食代に加えて、これらの経費を加算した金額を把握した上で、会費を決める必要があります。
場所や年齢にもよりますが、同窓会（同期会）の会費は、通常の飲み会に比べて、高めです。
一概に安ければ良いと言うものではありませんが、二次会も含めての金額設定が必要になります。
ホテルなどの主要な会場では「同窓会コース」などという商品メニューを持ち、会場の規模や現地での相場感を反映した金額設定がなされています。
もちろんこれらは、会場に支払う金額ですので、実際にはこれに経費を加算した分の金額で、会費設定をしなければなりません。
意外に経費の額は大きくなってしまいます。
代表的なものは、以下になります。
・通信費（葉書、電話代等）
・事務費（文房具、消耗品関連）
・プログラム冊子作成費
・送料（後日の冊子、DVD等の発送）
・DVD作成、メディア（記録DVD配布の場合）
・恩師への花束、記念品等
・恩師への車代
これまでは、ヤマトのメール便で冊子等を安価に送れていましたが、ヤマト運輸がその扱いを止めましたので、送料が従来の倍近く掛かってしまいます。
残念です。
会費以外の収入として検討できるのは、プログラム冊子への広告です。
プログラム冊子の下部などに、名刺大の広告を数千円で募集するプランです。
基本的には、同窓生（同期生）をスポンサーとすべきです。
（一般企業の広告は、受けが良くないし、発行部数が少ないことを理由に、企業都合による相場で、十分な費用を得られない可能性が高いです）
この他には、参加の有無に関わらず、寄付（カンパ）を求める方法も考えられます。
どうしても、金額的に苦しい場合は、料理の一部のメニューを変更する交渉をやってみましょう。
一品減らすとか、別の単価の安いメニューに入れ替えるなどを相談してみてください。
最も悩ましいのは、ドタキャンによる収入不足です。
事前に周到に連絡・確認を行ったにしても、これをゼロにすることはなかなか難しいものです。
当人に意識があって、後日でもその会費を払ってくれるようなら問題ないのですが、伝言ゲームによるロスや希望的観測による楽観的な読みによるものの場合、当人に会費の負担を求めることはなかなか難しいですし、会費を得る、得ないに関わらず、交際が途絶えてしまうリスクも大きいです。
何事も余裕を持って予算を組むべきで、仮に100人の参加確認があったにしても、実際にはここからドタキャンの人数を見込んで、料理等の手配は少な目の人数で行うべきです。
席を決めての人数分となると困るので、料理はビュッフェ方式が良いです。
どうせ、料理は余ってしまいます。
食べることよりも喋ることに熱中し、食事は進みません。
それが、同窓会の理想型です。
料理の質・味について、後日不満が出ることがあったにしても、量について不満が出ることはまずありません。
むしろ、「あんなに余って、もったいなかったね」という意見が多いくらいです。
ドタキャン率は出欠確認の精度にもよりますが、5～10％を想定するのが良いと思います。
経費を把握する上で、欠席者への対応をあらかじめ決めておく必要があります。
欠席者にも当日配布したプログラム冊子を配布するかで、印刷費用や送料が変わってきます。
私の場合は、当日の様子を撮影した写真を、冊子にして出欠に関わらず、住所が分かっている人には全て送りました。
このような場合、欠席者への送料等の費用を出席者の会費の一部から行うことになります。
少数かもしれませんが、欠席者の分を出席者が負担することに否定的な考えがあることは認識しておくべき必要があります。
この批判をかわすために、私の場合は広告収入をこれらの費用に宛てるとともに、冊子に「この冊子の印刷代、及び送料は本冊子に掲載の広告によりまかなわれています」と明示しています。
一方、ドタキャン分の収入減の負担については、特に不満が出やすいので、前述の様にこの部分への実質的な負担が出ないような準備が必要です。
