同窓生（同期生） の個人情報の管理について、そのルールとなる「プライバシーポリシー」を是非定めましょう。
「個人情報の扱いについて」など、表現は様々ですが、同窓生の個人情報を預かるわけですから、きちんと運用ルールを定めて、それを開示する必要があります。
名簿管理、個人情報の管理において、「個人情報保護法」という言葉がしばしば出てくるようですが、そもそも「個人情報保護法」は、「個人情報を合計5千人分を超えて保有し、事業に使用している事業者」を対象にしたものです。
このため、同窓会（同期会）自体は個人情報保護法の対象団体ではなく、この法の適用は受けません。
しかし、昨今の社会的状況に鑑み、「法の適用がないから、いい加減でも良い」というわけではなく、きちんとルールを決めて、それを遵守した運用が必要です。
ルールを厳格にすることは、同窓生の安心感を得る上では有効ですが、宣言した内容の目的外利用ができないため、実際の運用で面倒になることもありますので、ある程度は利用範囲を想定して、同窓生の合意が得られるような内容はあらかじめ盛り込んでおいた方が良いでしょう。
例えば、「個人的な問い合わせには、対応しません」というケースです。
このくらい厳格であった方が良いと思う反面、もうちょっと運用でうまく対応できなかな、と思ったりします。
学校全体の同窓会となると、そうでしょうが、その学年だけの同期会となると、依頼者とも対象者とも親しかったりして、むげに断りにくかったりします。
そこで私達の場合は、依頼者が自分の個人情報を相手に開示することを条件に、幹事が対象者に連絡を入れて仲介し、対象者から依頼者に連絡を入れてもらうようにしています。
また、利用目的についてですが、「同窓会の開催」だけではなく、会員や恩師の訃報の連絡、災害時等の緊急の連絡等にも使用することを私たちは加えています。
この点については、特に異存なく了解が得られています。
小中学校の同期会について言えば、その小学校の卒業生のほとんどが、学区の指定の学校に進学する場合は、その対象者について、データを共有化することを明示し、了解を得ています。
生徒が同じであると、だいたい幹事もほぼ同じメンバーだったりしますしね。
ますます個人情報の入手が難しくなっていく中、せっかく集めた個人情報は同窓会の貴重な財産です。
ルールを定めることよりも、情報の漏洩や不十分な管理などで信頼を失墜することなきよう、このルールを運用することが重要で、最終的には人に掛かっていることは、改めて申すまでもないことでしょう。
